Generarea automata a formulelor contabile este una din facilitatile deosebite ale aplicatiei, foarte utila in cazurile introducerii unui mare volum de documente.
®
Pentru generarea automata a notelor contabile, sunt necesari urmatorii pasi:
- Definirea nomenclatorului de categorii contabile care urmeaza a se asocia cu produsele (corporale sau nu) care constituie obiectele operatiunilor economice. Utilitarul care permite definirea categoriilor contabile poate fi lansat in executie prin submeniul <Contabilitate/Configurare/Categorii contabile pentru produse>. In general, este util un nomenclator de categorii contabile care se bazeaza pe planul de conturi.
- Definirea monografiilor contabile care vor permite generarea automata de note contabile prin utilitarul <Contabilitate/Configurare/Monografii>care are urmatoarea interfata:
- Pentru tipul de document (<Aplicatie/Nomenclatoare/Tipuri de documente/>) la care se doreste generarea automata a monografiei contabile, la parametrul „Monografie”, se selecteaza, din lista de monografii, monografia dorita;
- Lansarea in executie a utilitarului de generare automata a notelor contabile prin selectia meniului <Contabilitate/Generare formule contabile>. Acest utilitar are interfata:
Operarea cu acest utilitar consta in urmatoarele:
- se selecteaza „Luna de lucru”;
- se selecteaza jurnalul contabil al caror note contabile se vor genera(„Categorie”);
- se opteaza pentru generarea notelor contabile la data de pe documentele asociate (recomandat, ca mai sus!) sau in ultima zi a lunii;
a. prin selectarea butonului <Propune formule> aplicatia genereaza notele contabile pe care le afiseaza (nu le scrie inca in jurnalul de operatiuni contabile!), prin parcurgerea urmatoarelor etape:
- citeste documentul;
- afla monografia contabila asociata documentului (din parametrul „Monografie”);
- citeste liniile de pe document, si afla categoria contabila asociata fiecareia;
- compara categoria contabila din document cu fiecare categorie contabila specificata in monografia contabila;
- daca gaseste egalitate:
- genereaza formula contabila aferenta pozitiei respective;
- inlocuieste parametrii(<Configurare/Monografii>) cu valorile efective de pe document si construieste campurile „Explicatie nota” si „Explicatie formula”;
- daca nu gaseste egalitate, dar exista selectata, in monografie, categoria „[orice altceva]”,:
- genereaza formula contabila aferenta pozitiei respective;
- inlocuieste parametrii definiti prin <Configurare/Monografii> cu valorile efective de pe document si construieste campurile „Explicatie nota” si „Explicatie formula”;
- – operatorul poate vizualiza atat documentele cat si formulele contabile generate;
b. prin selectarea butonului <Aplica formulele> aplicatia scrie notele contabile afisate pe ecran in jurnalul de operatiuni contabile.