- Intrați în Aplicatie – Nomenclatoare – Tipuri de documente;
- Expandați categoria făcând click pe butonul ce precede codul de categorie (“
”);
- Adăugați un nou document făcând click pe “
”;
- Trebuie să completați, după necesități câmpurile:
- Cod: codul documentului, orice text definit de utilizator. Daca este precedat de caracterul “#”, documentul este important pentru sistem (folosit de aplicatie pentru generarea automata) si nu poate fi sters;
- Nume: denumirea documentului;
- Are Linii: este selectat daca documentul are mai multe pozitii(linii) identice din punct de vedere al aspectului (ex.: facturile, bonurile de consum) sau deselectat daca documentul are o singura pozitie(ex.: ordinul de plata, chitanta);
- AreIntrare: se selecteaza daca documentul trebuie sa permita introducerea gestiunii de intrare (ex.: inventar initial, raportul de productie);
- AreIesire: se selecteaza daca documentul trebuie sa permita introducerea gestiunii de iesire (ex.: bonul de consum, diferente minus);
- Este Consum: se selecteaza daca este necesar sa se obtina rapoarte privind consumurile, prin luarea in calcul a acestui tip de document;
- Are comanda: se selecteaza daca documentul trebuie sa permita introducerea comenzii;
- AreDocument: s-e selecteaza daca documentul se doreste a fi legat de un alt tip de document (ex: factura si nota de intrare receptie), permitand confruntarea sau copierea liniilor similare;
- Tip doc atasat: daca parametrul anterior este selectat, trebuie specificat tipul documentului atasat; Regasirea documentului atasat se va face pornind de la partener, care se presupune a fi identic pentru ambele documente, apoi dupa numarul documentului indicat;
- Monografie: daca se doreste, contine numele monografiei contabile (predefinita si selectabila din cadrul nomenclatorului de monografii contabile) atasate documentului si care va pemite generarea automata, de catre aplicatie, a formulelor contabile;
- Tip: permite o rafinare a clasificarii documentelor, la un nivel inferior celui al categoriei de documente(ex: documente de gestiune, documente obiectiv, documente aferente mijloacelor fixe, documente de tip mapa, documente de tip text etc.);
- AreScadenta: se selecteaza daca se doreste introducerea pe document a unei date scadente, utila apoi in obtinerea de rapoarte;
- AreValuta: se selecteaza daca se doreste introducerea unei anumite valute, alta decat RON, in momentul introducerii documentului (ex: in general, nu este nevoie sa se selecteze acest parametru pentru documentele de gestiune; pentru cele care necesita alta valuta decat cea de referinta(RON), se recomanda crearea unui alt tip de document;
- AreValoare: se selecteaza daca documentul respectiv se doreste sa aiba o coloana denumita Valoare, completata cu rezultatul obtinut prin inmultirea valorilor aflate pe coloanele pret si cantitate;
- AreTVA: se selecteaza in cazul documentelor care au o coloana ce trebuie completata automat prin inmultirea cotei de TVA cu valorile din coloana Valoare;
- TVA: daca este selectat parametrul precedent, aceasta este cota de TVA implicita, in procente;
- AreAccize: se selecteaza daca se doreste completarea unui rand suplimentar pe document, continand accize;
- AreAdaos: daca este selectat, permite completarea unui rand suplimentar pe document care contine un procent de adaos aplicat valorii documentului; daca are valoarea negativa, acest adaos este, de fapt, discount;
- AdaosAplicat:
- daca este selectat:
- valoare adaos=valoare document * cota adaos/100;
- valoare document ramane neschimbata;
- daca nu este selectat:
- valoare adaos calculata=valoare document * cota adaos/(100+cota adaos);
- valoare document=valoare initiala document – valoare adaos calculata;
Observație:
- se pot adăuga adaosuri pentru fiecare linie din documentele de tip factură, în Comercial – Facturi – Adaosuri;
- Unitar(se aplica la nivel de linie pentru toate tipurile de document):
- daca nu este selectat:
- valoarea TVA/Adaos = (Pret unitar * cantitate) * cota de TVA/Adaos;
- daca este selectat:
- valoarea TVA/Adaos=(Pret unitar * cota TVA/Adaos) * cantitatea;
- AreExpediere: se selecteaza daca se doreste sa se completeze pe document date privind expeditia produselor(ex.: in cazul facturii);
- AreExplicatie: se selecteaza daca se doreste completarea pe document a unui camp text continand o explicatie;
- Explicatie: daca este selectat campul anterior, se permite initializarea campului text corespunzator din document cu aceasta valoare;
- AreObservatii: se selecteaza daca se doreste completarea pe document a unui camp text continand observatii(similar campului explicatie);
- Observatii: daca este selectat campul anterior, se permite initializarea campului text corespunzator din document cu aceasta valoare;
- AreBucati: daca este selectat acest parametru, se permite introducerea pe document a unui camp explicativ legat de fiecare linie(pozitie);
- Clasa Raport: este un parametru care permite atasarea flexibila la tipul de document respectiv a unui raport creat de programator; nu este recomandat a se modifica de catre utilizatori dupa ce a fost stabilita valoarea initiala;
- Regim special: acest parametru specifica faptul ca numerotarea si seria documentului se va face in conformitate cu regula stabilita de utilizator intr-un jurnal cu regim special;
- Cod Jurnal R.S.: numele jurnalului care specifica regula de numerotare si inseriere a documentului(vezi paragraful precedent!);
- – Fisier fundal: permite ca afisarea datelor variabile ale unui document sa se faca pe un fundal definit/desenat de catre utilizator. De exemplu, se poate alege ca fundalul unei facturi interne sa arate altfel decat fundalul unei facturi externe etc. Acest parametru localizeaza fisierul(de tip „jpg” sau „bmp”) care contine fundalul respectiv;
- ArePartener: selectarea acestui parametru permite introducerea pe document a unui partener(ex.: furnizor, client), aflat in nomenclatorul de parteneri;
- EsteCreanta: selectarea acestui parametru specifica faptul ca documentul respectiv creaza o creanta in raport cu un anumit partener (ex.: instrumentele de plata de debit sau de credit, factura client);
- EsteDatorie: selectarea acestui parametru specifica faptul ca documentul respectiv creaza o obligatie in raport cu un anume partener (ex.: instrumentele de incasare de debit sau de credit, factura furnizor);
- EstePlata: selectarea acestui parametru semnifica faptul ca documentul este un instrument de plata. Pentru a introduce efectiv plata trebuie sa fie selectat si parametrul EsteCreanta;
- EsteIncasare: selectarea acestui parametru semnifica faptul ca documentul este un instrument prin care se incaseaza. Pentru a introduce efectiv o incasare trebuie selectat si parametrul EsteObligatie;
Observație:
- In cazul in care, pentru operativitate, se doreste imperecherea implicita a unor documente (ex. plata in numerar a anumitor produse/servicii – conform facturilor si chitantelor aferente), se vor selecta simultan parametrii EsteDatorie si EstePlata sau EsteCreanta si EsteIncasare. Documentele respective vor apare in jurnalele de vanzari sau cumparari precum si in ambele parti ale pozitiei fata de partenerul carora le apartin.
- AreBanca: selectarea acestui parametru specifica relatia documentului cu banca;
- AreCasa: selectarea acestui parametru specifica relatia documentului cu casa;
- AreCategorii Pret: selectarea acestui parametru determina posibilitatea alegerii de preturi diferite (din nomenclator) pentru produsele introduse (ex.: preturi promotionale aferente unei perioade, sau un produs care poate avea un pret diferit daca este fabricat de compania proprie);
- AreLotFabricatie: selectia acestui parametru determina posibilitatea alegerii unui lot de fabricatie pentru produsele introduse;
- AreCapitol: selectia acestui parametru creaza posibilitatea gruparii si efectuarii de rapoarte ale documentelor luand in considerare acest criteriu (de exemplu, gruparea documentelor pe centre de cost). Corelat cu meniul de capitole;
- AreBrut: selectia acestui parametru determina afisarea pe document a unei coloane suplimentare continand o alta cantitate(bruta!) diferita de cantitatea (neta!), care apare implicit;
- AntetColBrut: camp de tip text ce contine titlul coloanei definite prin parametrul AreBrut;
- AreColMemo: selectia acestui parametru determina afisarea pe document a unei coloane suplimentare pe care se poate introduce un text in format liber;
- AntetColMemo: titlul coloanei pe care se pot introduce informatii de tip text daca s-a selectat parametrul AreColMemo;
- Trebuie Confirmat: selectarea acestui parametru este utila daca se selecteaza transferul electronic de documente (vezi meniul <Configurare>!) si determina necesitatea confirmarii sale de catre primitor;
- Doar Contabilitate: selectarea acestui parametru specifica faptul ca documentul respectiv foloseste doar compartimentului financiar contabil, in special pentru generarea automata a formulelor contabile sau in alte scopuri specifice (ex.: pentru contabilizarea sumelor primite in plus sau in avans prin intermediul instrumentelor de plata).
- Salvați modificările.